Cómo pedir tareas a tus colaboradores en forma efectiva

El estilo gerencial dictador y autoritario que funcionaba en era industrial ya no funciona en la era de la información, dar una orden en forma autoritaria puede lograr que tu colaborador realice la tarea pero a costa de lastimar la relación, entonces ¿cómo podemos dar una instrucción asegurando que se cumpla con efectividad pero con entusiasmo auténtico que cuide la relación?

Definitivamente no se trata de poner en riesgo la tarea con una solicitud o instrucción débil, ya que nuestro colaborador tiene obligación y responsabilidad sobre el cumplimiento de las tareas en el contexto de tus solicitudes. En eso no debe haber duda. Se trata de hacer el pedido con firmeza en forma directa pero amable y con empatía. 

Para no poner en duda que la solicitud no está en discusión es muy importante establecer el contexto claro en la solicitud para enfocar la conversación de coordinación en la forma de realizarla, en el nivel de prioridad, la forma de llevarla a cabo y los detalles de la necesidad de la tarea. Pero definitivamente con la convocatoria clara del por que es relevante y justificando el nivel de prioridad.

Las nuevas generaciones.

Las nuevas generaciones valoran muchísimo el empoderamiento, eso significa poder participar en las decisiones, al menos de como realizar las tareas, de sentirse involucrados. De ello depende mantener su dignidad y autoestima laboral.

Por otra parte la complejidad de la coordinación tiene que ver con la con el reto de la comunicación efectiva. Es decir, considerar no lo que decimos, sino lo que entendió nuestro colaborador y la emoción que le generó la solicitud. Asegurarnos que lo que pedimos quede claro por que es relevante, que seamos muy claros sobre lo que requerimos de nuestro colaborador, cuándo lo necesitamos. 

Hablar es “barato” comprometerse es lo que vale.

Muchas veces en mi coaching me doy cuenta de que muchos líderes consideran que hablar es “barato”, lo importante son las acciones, sin embargo hablar con calidad “no tiene precio” para que las acciones sean las esperadas. Por ello una conversación con nuestros colaboradores sin “aterrizar” en acuerdos y compromisos claros es muy “barato”, e ineficiente, lleno de drama.

Un compromiso define claramente quién se compromete a hacer qué y cuándo. Y quién tiene el derecho de exigir el cumplimiento de la palabra dada, incluso definir con claridad las consecuencias de la falta de cumplimiento para la empresa y para el colaborador que se comprometió. Por eso es muy importante saber pedir con claridad.

Para hacer un pedido claro debes hacerlo en primera persona, usando un lenguaje directo a tu colaborador. Debes especificar las condiciones observables de satisfacción, incluyendo el tiempo, y exigiendo que la persona te responda con tanta claridad cómo le pediste.
Podemos usar la metáfora de un contrato verbal y pedir que te lo firme, después de considerar las “cláusulas”. La forma puede ser el “apretón de manos”.

Si bien hay muchas formas de pedir, la más efectiva es la que sigue el siguiente patrón:

1. Con el fin de obtener A (El propósito o para que detrás de la solicitud),
2. Te pido que hagas B para la fecha C.
3. ¿Te puedes comprometer a eso?

“Hacer o no hacer… No existe el intentar.” – Yoda

Tu pedido bien formulado exige una respuesta clara. Sólo hay tres respuestas claras que deberías aceptar de tu contraparte:

1. Sí, me comprometo. Yen este caso firmar el contrato (metafóricamente hablando) con el apretón de manos.
2. No puedo comprometerme aún por…
3. Necesito clarificación.
4. Necesito revisar: me comprometo a responder en X fecha.
5. Quiero proponerte una alternativa.
6. Puedo hacerlo siempre que obtenga Y para la fecha Z.

Cualquier otra es una falsa promesa la deberás rechazar.

Aquí hay algunas maneras interesantes mediante las cuales las personas suelen pretender aceptar tu pedido cuando en realidad no se están comprometiendo:

• Sí, voy a tratar.
• OK, déjame ver qué puedo hacer.
• Parece factible.
• Déjame revisarlo.
• Alguien se encargará de esto.
• Haremos lo mejor que podamos.

Es esencial que, si recibes alguna respuesta de este tipo, confrontes a tu contraparte para aclarar el compromiso.

Cuando tu contraparte te dice: “Me comprometo”, asume la responsabilidad de honrar su palabra incondicionalmente. Él asume la obligación de cumplir con su promesa; y si no puede, debe hacer todo lo posible para hacerte saber con tiempo que no puede cumplir para coordinar las alternativas y posibilidades.

Es mucho mejor obtener un “no” claro y las causas que quedar “empantanado” con un “Haré lo mejor que pueda” o una frase que evidencia falta de compromiso como “Déjame ver qué puedo hacer.”

Pedir clarificación si el pedido no le es claro es una alternativa positiva. Por ejemplo, si tú me pides que te ayude con un proyecto, yo te podría preguntar: “¿Qué tipo de ayuda necesitas?” o “¿Cuándo necesitas mi ayuda?”, etc..

Prometer responder en un cierto plazo si tu contraparte necesita comprobar que tiene los recursos, u obtener el compromiso de otros, o evaluar si puede cumplir con tus especificaciones. Por ejemplo, si tú me pides que prepare un informe, podría responder: “Déjame ver si tengo la información disponible. Me pondré en contacto contigo en una hora.”
Hacer una contraoferta con una propuesta alternativa para satisfacer la necesidad detrás del pedido. Por ejemplo, si me pides que nos reunamos hoy, podría responder “No estoy disponible hoy. ¿Podemos reunirnos mañana? O si es urgente, podemos hablar por teléfono.”

Claro si se trata de un colaborador bajo tu responsabilidad, sus prioridades dependen de ti directamente, así como sus recursos(tiempo), entonces las posibilidades de la conversación son más específicas para clarificar prioridades y el impacto en otras actividades, su coordinación de restablecer compromisos de otras tareas.

Condicionar su compromiso si su compromiso depende de factores externos fuera de su control. Por ejemplo, si tú me pides que entregue un pedido urgente, puedo comprometerme a hacerlo solo si me autorizas a pagarle horas extras a mi equipo o dejar de hacer tareas programadas en la jornada de trabajo por ejemplo.

Para ser más efectivo en tu solicitud:

1. Agradece a la persona por su disposición y actitud- enviando el mensaje de que estás agradecido porque tienen el deseo de ayudarte.
2. Confirma que esté haciendo una “promesa firme” de manera consciente, podrías usar la frase “promesa firme” más que compromiso porque tiene una connotación personal y moral más fuerte.
3. Establece un control de proceso donde se evalúe el estado de la promesa y la expectativa de entrega en el tiempo acordado. Por ejemplo, revisar un borrador o ver la presentación previo a la fecha del evento, etc..

Finalmente la invitación es a poner mayor cuidado en la comunicación que tenemos con nuestros colaboradores y colegas, con el propósito de generar compromiso pero efectividad en la colaboración. Aprender a pedir tareas con efectividad es clave en el proceso de liderazgo y en la cultura de una organización.